Les amis du Parc régional des Îles-de-Saint-Timothée

 

Règlements Généraux

Association des Amis du Parc Régional des Îles de Saint-Timothée

I

Dispositions Générales

1. Nom

« Association des Amis du Parc Régional des Îles de Saint-Timothée »

Dans les règlements qui suivent le mot  association désigne : Association des Amis du Parc Régional  des Îles de Saint-Timothée.

2. Siège

Le siège de l’association est établi dans la ville de Salaberry-de-Valleyfield au no. 240, rue Saint- Laurent, quartier Saint-Timothée. 

3. Buts

Les buts de l’association sont :

-mettre en valeur le parc en développant ses aspects naturels, culturels, éducatifs et récréatifs dans le respect de l’environnement et du développement durable;

-effectuer des représentations auprès de diverses instances dans le but de promouvoir sa mission;

-sensibiliser la population de la région sur l’importance de préserver le caractère naturel du parc;

-proposer la tenue d’activités éducatives, culturelles et récréatives compatibles avec sa mission.

II

Membres 

4. Les Membres

-Toute personne peut devenir membre en s’adressant à l’association pourvue qu’elle soit intéressée à promouvoir les buts de l’association, que sa demande d’adhésion soit acceptée par les administrateurs et qu’elle paie le coût de la cotisation annuelle.

-Le membre doit accepter de s’impliquer gratuitement  à la poursuite des buts de l’association.

-Aucun membre n’est personnellement responsable des engagements contractés par elle.

5.  Cotisation annuelle

Le conseil d’administration fixe le montant de la cotisation annuelle de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

La cotisation annuelle est fixée par les membres du conseil d’administration et entérinée par l’assemblée générale annuelle.

6.  Carte de membre

Le conseil d’administration pourra, s’il le juge à propos, délivrer des cartes de membre.

7.  Perte de qualité de membre

Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser un membre qui omet de payer sa cotisation annuelle, qui enfreint les règlements ou qui a une conduite contraire aux buts de l’association.

Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le conseil doit donner à ce dernier l’occasion d’être entendu et l’aviser du moment où le sujet sera discuté.

III

Assemblée des membres           

8.  Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les 120 jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel.  Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.  Un avis de convocation est adressé à tous les membres au moins 10 jours avant l’assemblée, mais l’assemblée peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

9.  Ordre du Jour

L’ordre du jour de toute assemblée générale annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :

-l’acceptation des rapports et des procès verbaux de la dernière assemblée générale;

-la présentation des états financiers et l’approbation du budget;

-l’approbation des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale;

-l’élection ou la réélection des administrateurs.

L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.

10.  Assemblée extraordinaire

Le conseil d’administration, ou 10 membres, peut, selon les besoins, convoquer une assemblée extraordinaire, au lieu, date et heure qu’il fixe.  Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée.  Il doit donner un délai de 10 jours aux membres pour cette réunion.  Le conseil d’administration procède par résolution, tandis que le groupe de 10 membres, ou plus, doit produire une demande écrite, signée par ses 10 membres ou plus.  L’avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

11.  Quorum

Le quorum sera constitué de sept membres ayant le droit de vote (donc âgés de 18 ans et plus) présents à l’assemblée incluant les membres du conseil d’administration.  Les membres présents peuvent procéder à l’examen des affaires de l’assemblée nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu durant toute la durée de cette assemblée.

12.  Le Vote

À une assemblée des membres, les membres en règle présents âgés de 18 ans et plus ont droit à un vote chacun.  Le vote par procuration est prohibé.  En cas d’égalité des voix, le président a un vote prépondérant.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois des membres présents ne réclament le scrutin secret.

Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité par une majorité spécifiée, ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès verbal de l’assemblée, il s’agit d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.

En cas de vote au scrutin secret, le président de l’assemblée nomme 2 scrutateurs parmi les membres en règle présents, pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.

À moins de disposition contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres seront adoptées à la majorité des voix exprimées (50 % + 1).

IV

Le conseil d’administration

13.  Nombre d’administrateurs

Le conseil d’administration compte 7 membres et il lui est loisible de désigner un comité exécutif de 3 membres.  Toutefois, les pouvoirs délégués devront être soumis à l’approbation de l’assemblée générale convoquée par écrit.

14.  Éligibilité

Tout membre en règle de 18 ans et plus peut être élu au conseil d’administration.  Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses effectuées pour l’association sont remboursables.

15.  Durée des fonctions

Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux ans, mais ils peuvent être réélus à la fin de leur terme.

16. Élections

Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée générale des membres. Les trois premiers membres à être nommés devront être remis en nomination les années paires, les 4 autres les années impaires. Ensuite, après l’assemblée générale, ce petit groupe s’attribue les différents postes : président, vice-président, secrétaire, trésorier et administrateurs.

S’il se produit une vacance au cours de l’année, les autres membres du c.a. peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisiront parmi les membres en règle de l’association pour combler cette vacance pour le reste du terme. 

17. Devoirs des Administrateurs

Le c.a. est élu pour administrer toutes les affaires de l’association. 

Il se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un président, un ou plusieurs vice-présidents, un secrétaire et un trésorier.

Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’association conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de l’association.

Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager.  Un budget annuel doit être autorisé par l’assemblée annuelle des membres.

Il détermine les conditions d’admission des membres.

Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

18. Réunions du conseil d’administration

Le c.a. doit tenir au moins deux réunions annuelles pour voir à la bonne marche de l’association.

Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation, incluant l’ordre du jour.  Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées.  Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peut, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’établir l’ordre du jour.

L’avis de convocation peut être écrit ou verbal; sauf exception, il doit être donné au moins deux jours avant la réunion. 

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a  réunion officielle et l’avis de convocation n’est alors pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion. 

19. Modifications aux règlements

Le c.a. peut abroger ou modifier toute disposition des présents règlements.

Toute abrogation ou modification sera en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins qu’elle ne soit approuvée par une assemblée extraordinaire des membres. Si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant cette assemblée générale, elle cessera, dès ce jour seulement, d’être en vigueur.

20. Quorum

Il y a quorum si la majorité des membres du conseil est présente.

V

Dirigeants

21. Président

Le président de l’association préside toutes les réunions du c.a. et les assemblées des membres et il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de l’association.  Il surveille l’exécution des décisions du c.a. et il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le c.a.   Il signe généralement, avec le secrétaire ou le trésorier, les documents qui engagent l’association.  Il s’occupe également des relations publiques.

22. Vice-président

Le vice-président remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du président.  Il effectue également toutes autres tâches confiées par le conseil d’administration.

23. Secrétaire

Le secrétaire rédige tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du c.a.   Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, signe les contrats et les documents pour les engagements de l’association avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l’association.  Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par le c.a. 

24. Trésorier

Le trésorier veille à l’administration financière de l’association.  Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts.  Le c.a. peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction.  Tout chèque payable à l’association doit être déposé au compte de l’association.  Il a la garde de la liste des membres et est responsable de sa mise à jour.  Il rédige les rapports requis par diverses lois relatives aux finances.  Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par le c.a. 

25. Administrateurs

Les administrateurs peuvent être responsables de comité. Ils doivent aussi effectuer toutes les tâches confiées par le comité.

26. Rémunération

Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs services.

27. Comités

Le c.a. peut confier des études à des comités, supervisés par des administrateurs, dont il détermine la composition.  Il n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tous les membres de l’association de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.

VI

Finances

28. Affaires financières

Le c.a. détermine l’institution financière où le trésorier effectue les transactions de l’association.

29. Exercice financier

L’exercice financier commence le ler janvier de chaque année et se termine le 31 décembre suivant.

Les livres de l’association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Les états financiers doivent être présentés aux membres lors de l’assemblée générale.

Les livres peuvent être consultés sur place, aux heures d’ouverture du siège, par tous les membres en règle qui en feront demande au secrétaire.

VII

Dissolution de l’Association

30. Dissolution volontaire

Les administrateurs de l’association qui désirent demander sa dissolution doivent adopter une résolution approuvée par au moins les 2/3 des voix des membres présents à une assemblée générale dûment convoquée à cette fin. L’association doit par la suite faire une demande de dissolution en bonne et due forme au Registraire des entreprises. Un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par l’association et l’actif, s’il y a lieu, est versé a une association ou une institution défendant des valeurs proches.

À noter que dans ce document, le genre masculin est utilisé au sens neutre et désigne aussi bien les femmes que les hommes.